핵심 조리있게 설명…질문에 정직하게 답변

실무 장교인 김대위는 참모가 결재판을 들고 사무실을 나설 때면 왠지 불안하다.
김대위는 참모가 보고를 마치고 사무실로 들어오면 순간적으로 그의 얼굴 표정부터 살핀다.
참모가 밝은 표정으로 자신감(?) 있게 “김대위 결재 났다. 그대로 시행해” 하면 얼마나 기분이 좋은지 모른다. 그런데 참모가 “김대위, 내 방으로 와” 하면 뭔가 잘못됐구나 하는 생각에 긴장하곤 한다.
일반 회사도 그렇겠지만 어떤 사업에 대한 업무 보고(결재)는 해당 부서나 부서 구성원들의 능력을 인정받는 매우 중요한 업무 중 하나다.
업무 보고가 잘되면 속된 말로 사무실 분위기가 살지만 그렇지 못하면 찬 기운이 돌게 마련이다. 지휘관에게 최종 결재를 올리기 전 보고서에 오·탈자가 없는지, 관련 부서와 협조했는지 등 여러 차례 검토하게 된다.
결재가 잘 안 나는 원인은 여러 가지가 있겠지만 대부분 지휘관의 의도를 명확히 이해하지 못하고 계획을 수립했거나 관련 부서와 제대로 협조하지 않은 경우, 그리고 참모가 보고서 내용을 정확히 알지 못해 지휘관의 질문에 제대로 답변 못한 경우다.
그래서 어떤 사업에 대한 추진 계획을 작성하기 위해서는 사전에 충분히 지휘관과 공감대를 형성해야 하고 실현 가능성을 검토한 후 모든 내용을 이해하고 보고서에 담아야 한다.
보고서 작성만큼 중요한 것이 지휘관에게 보고서를 결재받는 절차와 방법이다.
지시봉(포인터)을 깜빡 잊고 들어가서 어쩔 수 없이 손가락이나 필기구로 가리키면서 보고하다 지휘관으로부터 지적받는 경우도 종종 있다. 이런 경우 실무 장교가 고생해서 아무리 잘 작성한 보고서라도 지휘관에게 좋은 점수를 얻을 수 없다.
우리가 잘 알면서도 쉽게 결례할 수 있는 결재 예절(의식 교범 5∼18쪽)을 소개한다.
▲결재받기 전에 결재 문서의 오·탈자 여부, 예상 질문 답변 자료, 관련 참모와 협조 내용 등을 확인한다. 또 복장과 용모를 단정히 하고 담배나 입 냄새가 나지 않도록 신경 쓴다.
▲결재받기 위해 상급자의 사무실에 들어갈 때는 가볍게 2∼3회 노크하고 출입문을 조용히 연 후 결재권자에게 거수경례하고 용건을 보고한다.
▲결재시에는 결재판을 결재권자 책상 중앙 상단에 올려놓고 지시봉을 사용, 간략하고 조리 있게 핵심적인 사항을 설명하고 질문 사항에 대해서는 정직하게 답변한다.
▲결재시 지시 사항은 필요하면 기록하고 내용이 이해가 안 되면 다시 질문한다. 결재 후에는 지시 사항을 복명하고 “돌아가겠습니다”라고 말하고 경례 후 퇴실한다.
<소령 이광재 학생중앙군사학교>