우리는 매일 아침 일어나는 순간부터 수많은 뉴스와 출처 불명의 데이터를 마주하며 살고 있다. 하지만 그것이 실제로 나에게 유용한 정보가 되려면 기록관리를 통해 정리되고 적절히 가공돼야 한다. 기록이라는 과정을 통해 관리되지 않은 것은 의미 없는 단어의 파편일 뿐이다. 그리고 이것들을 바라보고 있자면 머리만 아프다.

얼마 전 ‘2019년 일반기록물 이관계획’에 따라 부대에서 보유 중인 일반기록물을 육군지상작전사령부로 이관하는 일을 진행했다. 기록물 이관업무는 인사 병과에서 정례적으로 실시하는 순기 업무다. 이 업무를 통해 부대역사 보존, 대내외 효과적인 자료 제공 그리고 부대(서) 사무공간의 여유, 보존에 따른 비용절감 효과 등을 얻을 수 있다.

기록물은 공공기관이 업무와 관련해 생산하거나 접수한 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물(行政博物)을 말한다. 이것은 단순히 자료를 모아두는 것을 의미하는 것이다.

하지만 최근에는 기록물 관리업무가 기존의 ‘보존 중심’에서 ‘활용 중심’으로 진화하고 있다. 이를 아카이브(archive)라고 한다. 이는 단순히 자료를 모으는 것뿐만 아니라 그것을 손쉽게 검색하고 활용할 수 있도록 한 것이다. “기록물은 지나온 역사(歷史)이며, 미래의 소중한 정보 자원(資源)이다”라는 말이 현실이 되어가는 것이다.

이러한 새로운 움직임에 우리 정부와 군도 기록관리 주관부서에서 발 빠르게 대응하고 있다. 올해 3월 디지털 아카이브 구축 계획이 하달돼 연내 총장 결재기록, 정책기록 등 주요 기록물 데이터베이스(DB) 구축을 완료할 예정이다. 이와 더불어 관련자 토의도 진행 중인데, 7월 육군기록정보관리단에서 ‘아카이브 비전 2050 토의’를 시행했고, 8월에는 대통령기록관에서 ‘구술 아카이브 구축방안 수립 워크숍’을 개최하기도 했다.

이렇듯 우리 군이 많은 관심을 갖는 디지털 아카이브 체계는 육군의 중요 기록을 디지털화해 지식자원으로 활용하고 사용자 중심의 기능(주제어+관련어 검색) 도입으로 기록물의 검색이 편리하도록 만드는 시스템이다. 이러한 디지털 아카이브 체계가 정착된다면, 군내 행정 소요의 감소는 물론 업무추진 시 네이버·구글 등과 같은 검색엔진 기능을 사용할 수 있게 된다.

이번 일을 담당해 진행하면서 기록물에 관한 많은 정보와 명언을 접했다. 그중 가장 마음에 와닿은 것은 “관리하지 않는 인생은 관리되지 않는 기록물과 다를 바 없다”이다.

자칫 현안에 너무 집중하다 보면 지나온 과거를 성찰할 수 없어 매너리즘에 빠지게 된다. 또 다가올 미래를 대비하거나 예측할 수 없을 가능성도 크다. 업무 추진에 있어 이런 일을 예방하기 위해 기록물을 다시 꺼내보고 그 속에서 앞날의 어려움에 대비하는 것처럼, 나의 과거도 아카이브 해 더 나은 나의 미래를 위해 현재에 활용할 수 있게 해야겠다. 이번 기록물 이관업무는 나의 삶까지 되돌아보고 생각하게 하는 소중한 시간이었다.